ROI von generativer KI in KMU: Wie Sie den tatsächlichen Nutzen messen

Studien zur Produktivität durch generative KI prognostizieren Effizienzgewinne von 10 % bis 40 %, je nach Berufsbild. Solche aggregierten Zahlen helfen einer KMU-Leitung wenig: Entscheidend ist der messbare Gewinn in Ihren eigenen Prozessen und mit Ihren Teams. Die gute Nachricht: Die Berechnung ist einfacher als gedacht, wenn man methodisch vorgeht.

Identifizieren Sie zunächst die sogenannten «Hebel-Aufgaben»: Aufgaben, die häufig anfallen, zeitintensiv sind und auf Sprache basieren. In den meisten KMU sind dies das Verfassen von E-Mails und Offerten, das Zusammenfassen von Dokumenten und Protokollen, die Erstellung von Marketinginhalten, die Beantwortung von Support-Anfragen und die Suche nach Informationen in internen Dokumenten. Erfassen Sie diese Aufgaben und schätzen Sie den wöchentlichen Zeitaufwand pro Rolle.

Führen Sie anschliessend eine Vorher-Nachher-Messung durch. Nehmen Sie fünf freiwillige Mitarbeitende, wählen Sie drei typische Aufgaben und messen Sie die Zeit eine Woche lang ohne KI und danach eine Woche lang mit KI. Das Feedback aus der Praxis ist eindeutig: Das Erstellen eines ersten Entwurfs verkürzt sich typischerweise von 45 auf 15 Minuten, die Zusammenfassung eines 20-seitigen Dokuments von 40 auf 10 Minuten und die Übersetzung einer Seite von 30 auf 5 Minuten (inklusive Korrekturlesen). Der Gewinn liegt nicht im Wegfall der Aufgabe, sondern in der Verlagerung des Aufwands hin zu Prüfung und Entscheidung.

Rechnen Sie diese Gewinne in Geldwert um. Spart ein Mitarbeitender 4 Stunden pro Woche bei Arbeitgeberkosten von 80 CHF pro Stunde, entspricht dies einer frei gewordenen Kapazität von rund 1'250 CHF pro Monat. Bei einem Team von 20 Personen und einem vorsichtig geschätzten durchschnittlichen Gewinn von 2 Stunden pro Woche beträgt der Wert der frei gewordenen Kapazität über 12'000 CHF pro Monat – dem steht ein Abonnementpreis von wenigen hundert Franken gegenüber.

Vorsicht ist jedoch bei «Scheingewinnen» geboten: Frei gewordene Zeit bringt nur dann einen Mehrwert, wenn sie sinnvoll reinvestiert wird. KMU, die den grössten Nutzen aus KI ziehen, setzen sich explizite Ziele: mehr versandte Offerten pro Woche, kürzere Reaktionszeiten für Kunden oder eine endlich aktuelle Dokumentation. Die Analyse der Nutzungsstatistiken hilft zudem, Teams mit geringer Nutzung zu identifizieren und gezielte Schulungen anzubieten.

Der letzte, oft vergessene Faktor bei der Berechnung ist das Risiko. Die Nutzung privater Konten bei öffentlichen Diensten birgt Gefahren von Datenlecks, deren potenzielle Kosten (Kundenverlust, Reputationsschaden, Bussgelder) die Einsparungen bei weitem übersteigen. Der ROI einer Unternehmenslösung bemisst sich daher auch an den vermiedenen Risiken, nicht nur an den eingesparten Stunden.